hybride event

of toch liever online?

 

Niets evenaart een fysieke ontmoeting. Maar ook nu dat niet kan, blijft het cruciaal om in contact te blijven. Met collega’s, klanten, leveranciers, of met mensen uit je vakgebied, branche en potentiële relaties. Het is even wennen, maar in principe zijn alle events online te vertalen. Van kennis events tot entertainment zoals award shows of DJ-sets. Wel moet je rekening houden met een aantal zaken. Daarom hebben wij, met onze uitgebreide ervaring op gebied van online en hybride events 10 tips voor je op een rij gezet.

Capital C - studio - Rikst Slingerland Fotografie-1-min.jpg

tIP 1: laat vorm leiden

DOOR DE DOELSTELLING

De eerste vraag is: voor wie organiseer je het online evenement en wat wil je bereiken? Wil je medewerkers via een livestream informeren over een belangrijke ontwikkeling of organiseer je een klant event waarbij netwerken belangrijk is? Laat dat leidend zijn in de opzet van je programma en de event vorm die je kiest. Zo is een hybride talkshow set-up à la Jinek minder geschikt voor een productlancering. Kies dan eerder voor een set-up waarbij je product centraal staat en waarin een spreker het beeld versterkt.  

vrirtual-studio-14.jpg

TIP 2

bepaal je focus

  • Grofweg zijn de volgende typen online en hybride events te onderscheiden: 
  • Informatief event (bijv. een aankondiging door het management of een talkshow) 
  • Educatief event (bijv. een opleiding, training, zelfontplooiing) 
  • Commercieel event (bijv. een productlancering of presentatie van een nieuw initiatief) 
  • Netwerk event (bijv. speeddates over een bepaald thema of het matchen van bedrijven met start-ups) 
  • Entertainment event (denk aan een theatershow, cabaret, DJ of een band)   

Natuurlijk zijn er combinaties te maken. Bedenk van tevoren welk type event je primair wilt neerzetten voor welke doelgroep. Vervolgens bepaal je welke functies je daaraan wilt toevoegen. Zoals het afsluiten van een productlancering met een netwerkmoment.  

2020_CapitalC_Xmas_V101.00_00_17_05.Still001.jpg

TIP 3: informatief event

bRENG JE INFORMATIE IN VERSCHILLENDE VORMEN OVER

Als je aan een grote groep mensen kennis overdraagt is een pakkende spreker cruciaal. Maar dat is slechts één onderdeel. Zorg dat de spreker dynamisch in beeld is vanuit verschillende camera-invalshoeken. Zo blijft het interessant om naar te kijken. Denk aan een talkshow waarbij je regelmatig van camera wisselt. Goede regie is dan cruciaal. Als een spreker tips geeft, ondersteun deze dan in beeld. Op die manier blijft je boodschap beter hangen en breng je de informatie tot leven.  

DSCF0558-2.jpg

tIP 4: educatief

neem vragen mee in je verhaal

Niets is vervelender dan naar iemand kijken die een PowerPoint aan het oplezen is. Maak de presentatie ondersteunend aan je verhaal. Mensen nemen deel omdat ze iets willen leren. Maak daarom vanaf het begin duidelijk dat je gedurende de hele stream vragen kunt stellen. Zorg dat je een (inhoudelijke) moderator hebt die tijdens het verhaal via de chat al direct antwoord geeft op vragen en die ook de belangrijkste vragen naar de spreker doorzet. Zo kun je je verhaal aanpassen op vragen uit het publiek, houd je het interactief en blijven mensen geboeid omdat het verhaal aansluit op wat zij willen leren.  

DSCF1274-min.jpg

TIP 5: commerciële events 

product & presentatie

 

Als het belangrijk is om een bepaald product of dienst te presenteren, dan moeten de spreker en het product vloeiend in elkaar overgaan. Een regisseur die de shots bepaalt en op de juiste momenten afwisselt is dan ook onmisbaar bij dergelijke events. Het is ook aan te raden om bepaalde onderdelen eerder op te nemen om de presentatie soepeler te laten verlopen. 

200123-093034-adobecxm-8426-2048px.jpg

tip 6: netwerk events

GEBRUIK TECH-TOOLS

Bij netwerkevents is het doel om de juiste mensen aan elkaar te verbinden. Het voordeel van een online event is dat je mensen goed kunt duiden (naam, functie, vakgebied, interesse). Er zijn allerlei softwareprogramma’s die kunnen helpen. Bijvoorbeeld een programma waarbij je ieder kwartier een relevante lead ontvangt uit de groep zodat je gericht kunt netwerken. Laat je informeren over welke tools er zijn. Die kunnen hét verschil maken in de effectiviteit van je event. Zorg ook dat je leert van je event. Dus meet alles en analyseer de cijfers (wie kijken er, wanneer haken mensen af, op welke momenten worden ze actiever met vragen, met welk device). Zo kun je een volgend event nog beter maken.  

The Skyscape VIII.jpg

tip 7: entertainment

GEef je puBlIeK een podium

Is vermaak je doel? Omdat je iets wilt vieren of ontspanning voor je collega’s zoekt? Wees dan kritisch op de interactieve onderdelen in het programma. Zorg dat mensen mee kunnen doen. Doe je een roast met een cabaretier? Laat mensen dan ter plekke input geven. Je hebt ook allerlei interactieve programma’s waarmee je op afstand veel lol kunt hebben samen. Denk aan een kookworkshop waaraan iedereen vanuit z’n eigen keuken meedoet met alle chaos van dien, of een bingo / karaokeset voor als het echt laat wordt. Het kan ook simpeler. Laat mensen buiten iets vreemds zoeken wat op de grond ligt en daarvan een haiku maken. Kortom: geef je publiek een podium.  

_O2A0601.jpg

tip 8: SPREKERS

BLAh, blah, blah

Een no-brainer is dat de sprekers tijdens jouw event passen bij de doelgroep. Een groep IT-specialisten vraagt een ander type spreker dan een team salesmanagers. Minstens zo belangrijk is de (re)presentatie van je sprekers. Zeker als je met meerdere sprekers werkt, moet je goed opletten. Staan ze? Zet dan kruizen op de grond en zorg dat ze op die plek blijven staan. Mensen bewegen, zeker bij enige spanning en niets is vervelender dan iemand die nét niet goed in beeld is. Zijn mensen zittend in beeld? Zorg dan dat ze niet op stoelen zitten met wieltjes. Voor je het weet rolt één van de sprekers uit beeld. Dat is hilarisch, maar niet per se wenselijk. Laat iemand (bij voorkeur een regisseur) de positie van de sprekers in de gaten houden gedurende de show en waar nodig bijsturen.   

Capital C Connect Hybrid XIV.jpg

tip 9: FLATERS

hoe voorkom je ze

Voor veel mensen is online presenteren nieuw. Dus ook een camera, microfoon, chats etc. Zorg ervoor dat je de sprekers en gasten goed voorbereidt op wat er komen gaat. En voorkom dat iemand in verlegenheid wordt gebracht tijdens zijn/haar verhaal. Bijvoorbeeld een microfoon die omvalt omdat ie niet is verzwaard of iemand die te dichtbij de microfoon staat zodat hij/zij onverstaanbaar is. Of een spreker die telkens net in de verkeerde camera kijkt. Een goede briefing, voorbereiding en uitgebreide doorloop kan dit voorkomen. 

The Skyscape VIII.jpg

tip 10: up to date

ZORG DAT JE GOED GEÏNFORMEERD BENT 

De regelgeving verandert continu. Zorg dat je op de hoogte bent van de actuele regels en zorg ook dat iedereen die tijdens het event fysiek aanwezig is (sprekers, productie, regie, techniek) hierover geïnformeerd is. Voorafgaand aan je event is het aan te raden om zo flexibel mogelijk te boeken. Als je van plan was om een klein gezelschap op 
ruime afstand fysiek aanwezig te laten zijn, zorg dan dat je met de organisatie afspreekt dat je tot het laatste moment kunt wijzigen naar een volledig online event indien de regels wijzigen. Maak tijdens het event iemand verantwoordelijk voor het naleven van de regels (looplijnen volgen, afstand houden, maximum aantal mensen en reiniging van materialen).   

The Skyscape VIII.jpg
Capital C - dag 2 - Rikst Slingerland Fotografie-84.jpg

Stel hier je vraag

We nemen zo snel mogelijk contact met je op

Contactgegevens
Moment geduld...